คุณ เคย พบ ว่า คุณ กําลัง หา เอกสาร สําคัญ ก่อน ที่ จะ ไป ประชุม ที่ สําคัญ แต่ กลับ พบ ที่ มี โต๊ะ ที่ หมุนเวียน และ ไฟล์ ที่ หาย ไป?หรือ บางที คุณ อาจ พยายาม จัด จัด พื้นที่ ทํางาน ของ คุณ หลังจาก ทํางาน ยุ่ง, แต่รู้สึกว่าถูกทุบทึบด้วยกระดาษ, สิทธิ, และเอกสาร?

คุณไม่ได้เป็นคนเดียว การจัดเก็บไฟล์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ อาจดูไร้สาระ แต่มันส่งผลกระทบต่อผลผลิตและคุณภาพชีวิตอย่างสําคัญระบบการจัดเก็บข้อมูลที่มีโครงสร้างดี ไม่เพียงแค่เพิ่มประสิทธิภาพ แต่ยังสร้างสภาพแวดล้อมการทํางานที่น่าพอใจมากขึ้นรากฐานของระบบนี้เริ่มต้นด้วยการเลือกแฟ้มที่เหมาะสม

เช่นเดียวกับช่างฝีมือที่มีความชํานาญต้องการเครื่องมือเฉพาะสําหรับงานต่าง ๆ ผู้เชี่ยวชาญต้องการแบบแฟ้มต่าง ๆ เพื่อแก้ปัญหาองค์กรต่าง ๆในที่นี้เราพิจารณา 7 ประเภทหลักของแฟ้ม, คุณสมบัติของพวกเขา, และการใช้งานที่ดีที่สุด.

โฟลเดอร์เมนิล่า เป็นเครื่องมือสําคัญในการจัดระเบียบเอกสาร ซึ่งสามารถนําเสนอความเรียบง่ายและมีราคาถูก โดยปกติโฟลเดอร์กระดาษที่แข็งแกร่งเหล่านี้จะมีฉลากติดแท็บเพื่อการจัดหมวดหมู่ง่าย

โฟลเดอร์ ที่ แข็งแกร่ง มี กล่อง โลหะ หรือ พลาสติก เป็น หลัก ของ ระบบ การ จัด เก็บ เอกสาร แบบ สูง

ข้อดีหลัก:

• การสนับสนุนโครงสร้างสําหรับตู้เก็บเอกสาร
• ระบบติดป้ายบูรณาการ
• การเก็บเอกสารตั้ง

สําหรับมืออาชีพที่ต้องการขนส่งเอกสาร กระดาษพลาสติก ให้ความคุ้มกันและทนทานต่อน้ํา.

ระบบยืดหยุ่นเหล่านี้ถูกออกแบบเพื่อการเก็บเอกสารขนาดใหญ่ มีช่องส่วนหลายช่อง และความจุปทานที่ปรับได้ ปิดที่ปลอดภัยป้องกันการย้ายของภายในระหว่างการขนส่งหรือการเก็บรักษา

การสมัครที่ดีที่สุด:

• การจัดทําเอกสารภาษี
• เอกสารการจัดการโครงการ
• การเก็บบันทึกส่วนบุคคลสําคัญ

การเคลื่อนย้ายไปนอกจากสีเบจที่ใช้งาน, โฟลเดอร์ที่มีโค้ดสีดําเนินการจัดหมวดหมู่ทางสายตา. ระบบนี้ทําให้การจําแนกประเภทเอกสารได้ทันทีผ่านการจัดทําสี.

โดยมีการจัดตั้งแท็บต่าง ๆ (ตัด 1 / 3, 1 / 5, หรือความกว้างเต็ม) โฟลเดอร์เหล่านี้ทําให้สามารถจัดหมวดรายละเอียดตามหัวข้อ, วันที่, หรือระดับความสําคัญการพิมพ์หรือลายมือ.

ประโยชน์ของระบบ:

• การตั้งตําแหน่งเอกสารอย่างรวดเร็ว
• ตัวเลือกการจัดหมวดหมู่รายละเอียด
• การติดป้ายที่สามารถปรับแต่งได้

การ ทํา งาน ใน สาขา ราชการ บาง แห่ง จําเป็น ต้อง มี เครื่องมือ การ จัดการ ที่ มี การ ปรับปรุง ให้ เหมาะ สม สําหรับ การ ทํา งาน.กระเป๋าสะพาย ให้ มี ที่เก็บ วัสดุ เพิ่มเติม.

การ เปลี่ยน จาก การ ไม่ จัด การ ไป เป็น การ ประสิทธิภาพ ไม่ จําเป็น ต้อง มี เพียง การ ซื้อ แผ่น ขาย เท่า นั้น. ลอง พิจารณา แนวทาง การ ปฏิบัติ ดัง นี้:

• ประเมินปริมาณเอกสารและความถี่ในการเข้าถึง
• กําหนดเกณฑ์การจัดหมวดหมู่ทางตรรกะ
• ใช้โปรโตคอลการติดป้ายที่ตรงกัน
• กําหนดการซ่อมบํารุงประจํา

ผู้จัดงานมืออาชีพเน้นว่า การจัดการเอกสารยืดยาวไปนอกจากเครื่องมือทางกายภาพ ระบบควรสะท้อนรูปแบบการทํางานของแต่ละคนและความชอบทางสติการสร้างกระแสการทํางานที่เข้าใจง่าย แทนการสร้างโครงสร้างที่แข็งแรง.

เนื่องจากพื้นที่ทํางานจะผสมผสานองค์ประกอบทางกายภาพและทางดิจิตอลมากขึ้น ระบบองค์กรแบบไฮบริดกําลังได้รับความสําคัญโดยมีผู้เชี่ยวชาญหลายคนดูแลระบบคู่เคียง เพื่อให้การเข้าถึงได้ดีที่สุด.

ผลการประกอบพื้นที่ทํางานในทางจิตวิทยาไม่ควรถูกประเมินต่ํา การศึกษาแสดงให้เห็นว่าสภาพแวดล้อมที่มีการจัดระเบียบทําให้ผู้เชี่ยวชาญสามารถมุ่งเน้นกับภารกิจที่มีสาระสําคัญได้มากกว่า การค้นหาอย่างต่อเนื่อง.

ในที่สุด ระบบองค์กรที่ซับซ้อนที่สุด ก็จะปรากฏว่าไร้ค่า ถ้าไม่มีการดําเนินการอย่างต่อเนื่องที่สําคัญคือการพัฒนานิสัยที่ยั่งยืน เพื่อรักษาความสมบูรณ์แบบของระบบ ระหว่างช่วงที่มีความยุ่งยาก.